Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 15 février 2025

1. Identité du Responsable de Traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

zentrylios
20 Rue Robert de la Villehervé
76600 Le Havre, France
Téléphone : +33 6 69 57 74 75
Email : contact@zentrylios.com

2. Données Personnelles Collectées

Nous collectons différents types de données selon votre utilisation de notre plateforme. Voici ce que nous recueillons et pourquoi.

Données d'identification

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone professionnel
• Fonction et département au sein de votre organisation
• Identifiant utilisateur unique

Données liées à l'utilisation de la plateforme

• Historique des demandes budgétaires soumises
• Décisions d'approbation ou de rejet
• Commentaires et justifications associés aux workflows
• Données de connexion (adresse IP, horodatage)
• Paramètres de préférence utilisateur

Données techniques

• Type de navigateur et système d'exploitation
• Pages consultées et durée de visite
• Cookies et technologies similaires (voir notre politique cookies séparée)

3. Finalités du Traitement des Données

Vos données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

Gestion du service

Nous utilisons vos données pour créer et gérer votre compte utilisateur, traiter vos demandes d'approbation budgétaire, permettre la collaboration entre les différents niveaux d'approbation, et assurer le bon fonctionnement de notre plateforme.

Sécurité et conformité

Nous traitons vos données pour prévenir la fraude et les abus, respecter nos obligations légales et réglementaires, et maintenir la traçabilité des décisions financières conformément aux exigences comptables.

Amélioration du service

L'analyse de l'utilisation de la plateforme nous permet d'améliorer nos fonctionnalités. Nous développons de nouvelles options basées sur les besoins identifiés et optimisons l'expérience utilisateur.

Communication

Nous vous envoyons des notifications importantes concernant votre compte, des mises à jour sur les demandes en cours, et des informations sur les évolutions de la plateforme.

4. Base Légale du Traitement

Selon le RGPD, chaque traitement de données doit reposer sur une base légale. Voici les nôtres :

5. Destinataires des Données

Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur mission.

Au sein de zentrylios

• Les équipes techniques assurant la maintenance de la plateforme
• Le service client pour répondre à vos demandes
• Les équipes de sécurité pour surveiller et prévenir les incidents

Prestataires externes

Nous travaillons avec des prestataires soigneusement sélectionnés qui nous aident à fournir nos services. Tous ces prestataires sont liés par des engagements contractuels stricts concernant la protection de vos données :

• Hébergeur cloud (situé dans l'Union Européenne)
• Service de messagerie pour les notifications
• Plateforme d'analyse et de monitoring technique
• Prestataire de sécurité informatique

Autorités et tiers autorisés

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités compétentes sur réquisition légale ou pour nous conformer à une obligation légale.

6. Transferts de Données hors UE

Nous privilégions les prestataires situés dans l'Union Européenne. Si un transfert de données hors UE s'avérait nécessaire, nous mettrions en place les garanties appropriées conformément au RGPD (clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, certification Privacy Shield pour les États-Unis, ou autres mécanismes reconnus).

Actuellement, toutes nos données sont hébergées en France et traitées au sein de l'Union Européenne.

7. Durée de Conservation des Données

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Type de données	Durée de conservation
Données de compte actif	Pendant toute la durée d'utilisation du service
Historique des approbations	10 ans (obligation comptable)
Données de connexion	12 mois (obligation légale)
Compte inactif (sans connexion)	3 ans avant archivage, puis suppression
Données après suppression de compte	Suppression immédiate (sauf obligations légales)

À l'issue de ces durées, vos données sont soit supprimées définitivement, soit anonymisées de manière irréversible pour des besoins statistiques.

8. Vos Droits sur vos Données Personnelles

Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles. Vous pouvez les exercer à tout moment en nous contactant.

Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, envoyez-nous un email à contact@zentrylios.com en précisant :

• Votre nom et prénom
• Votre adresse email associée à votre compte
• Le droit que vous souhaitez exercer
• Une copie d'une pièce d'identité (pour vérifier votre identité)

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d'un mois maximum. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires — nous vous en informerons.

9. Sécurité des Données

La sécurité de vos données est une priorité absolue. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles robustes pour protéger vos informations contre tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction.

Mesures techniques

• Chiffrement des données en transit (protocole HTTPS/TLS)
• Chiffrement des données sensibles au repos
• Authentification forte avec possibilité d'activer la double authentification
• Pare-feu et systèmes de détection d'intrusion
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Tests de sécurité périodiques et audits externes

Mesures organisationnelles

• Accès aux données strictement limité selon le principe du besoin d'en connaître
• Formation régulière de nos équipes sur la protection des données
• Clauses de confidentialité dans tous les contrats de travail
• Procédures de gestion des incidents de sécurité
• Politique de mots de passe robustes

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les 72 heures et notifierons la CNIL conformément à nos obligations légales.

10. Cookies et Technologies Similaires

Notre site utilise des cookies pour améliorer votre expérience. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Nous utilisons :

• Cookies strictement nécessaires : Indispensables au fonctionnement de la plateforme (authentification, sécurité). Ils ne nécessitent pas votre consentement.
• Cookies de performance : Nous aident à comprendre comment vous utilisez la plateforme pour l'améliorer. Ces cookies nécessitent votre consentement.
• Cookies de préférence : Mémorisent vos choix (langue, paramètres d'affichage) pour personnaliser votre expérience.

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies à tout moment via les paramètres de votre navigateur ou notre outil de gestion des cookies disponible sur notre site.

11. Mineurs

Notre plateforme est destinée à un usage professionnel et n'est pas conçue pour les personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs. Si vous pensez qu'un mineur nous a fourni des données personnelles, contactez-nous immédiatement pour que nous puissions les supprimer.

12. Modifications de cette Politique

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité pour refléter les évolutions de nos pratiques ou les changements législatifs. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email et/ou via une notification sur la plateforme au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

La version actuelle est toujours disponible sur notre site avec la date de dernière mise à jour clairement indiquée en haut de cette page.

13. Réclamation auprès de l'Autorité de Contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

Nous vous encourageons toutefois à nous contacter d'abord pour que nous puissions résoudre ensemble toute préoccupation que vous pourriez avoir.